Лист Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності “Про втрату листа непрацездатності” від 02.06.2014 р № 5.2-32-1264

ФОНД СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ З ТИМЧАСОВОЇ ВТРАТИ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ
ВИКОНАВЧА ДИРЕКЦІЯ

ЛИСТ

від 02.06.2014 р № 5.2-32-1264

Про втрату листа непрацездатності

<…>

Право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, врегульовано Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III (далі – Закон).

Відповідно до статті 51 Закону підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.

Відповідно до частини 3 статті 50 Закону рішення про призначення матеріального забезпечення приймається комісією із соціального страхування, яка здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення, приймає рішення про відмову в його призначенні, про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково), розглядає підставу і правильність видачі листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг.

Таким чином, нарахування матеріального забезпечення застрахованій особі може бути здійснено тільки після пред’явлення працівником листка непрацездатності.

Відповідь 1. Про терміни подачі документів для призначення матеріального забезпечення працівником-сумісником.

Відповідно до статті 50 Закону допомога по тимчасовій непрацездатності надається за основним місцем роботи та за сумісництвом у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Обчислення середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р № 1266 (далі – Порядок № 1266).

Відповідно до пункту 21 Порядку № 1266, якщо застрахована особа працює за сумісництвом, страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі копії листка непрацездатності, виданого в установленому порядку , завіреної підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

Якщо застрахована особа працює на кількох роботах за сумісництвом, для призначення страхової виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця додатково до документів, зазначених в абзаці першому цього пункту, додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.

Тобто на сьогодні чинним законодавством не передбачено обмеження будь-яким строком терміну подачі документів для призначення матеріального забезпечення.

Відповідь 2. Про втрату листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати.

Якщо листок непрацездатності загублений внаслідок форс-мажорних обставин після оплати, то дії суб’єкта господарювання у разі втрати первинної документації визначені в пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати або знищення.

З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин та звернутися із заявою до свого відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі – Фонд) з проханням надати копії всіх утрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.

Оскільки відповідно до пункту 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 № 455, новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності не здійснювалася, то від медичного закладу, за відповідно оформленим запитом, можна отримати тільки реєстр виданих документів, який засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність та пологи) працівників підприємства.

На підставі отриманих копій документів підприємство повинне відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.

Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, якщо будуть відновлені протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, якщо банківськими виписками і (або) касовими документами буде підтверджена своєчасність виплати ( перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам, то бухгалтерський облік по коштах Фонду можна вважати повністю відновленим, а кошти Фонду використаними за призначенням.

Отже, ключовим питанням у цьому випадку є своєчасність призначення матеріального забезпечення застрахованим особам та дотримання порядку використання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Відповідь 3. Про втрату первинної документації по халатності.

Чинне законодавство не передбачає механізмів відновлення листка непрацездатності внаслідок втрати через недбалість посадових осіб після його оплати, але передбачає правила і терміни зберігання первинних документів і відповідальність посадових осіб з причини їх втрати.

Так, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р № 996-XIV підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством строку. Про порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) говориться і в Положенні № 88.

Відповідно до пункту 6.2 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Відповідно до наказу від 15 квітня 2005 року № 162 Міністерства охорони здоров’я України «Про забезпечення бланками листків непрацездатності» листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності.

Згідно з пунктом 6.7 Положення № 88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Терміни зберігання ділової документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 р № 41.

Причому відповідно до пункту 6.8 Положення № 88 видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера.

За порушення процедури зберігання та знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.

Так, відповідно до статті 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб – від 5 до 10 НМДГ.

Крім того, у разі проведення перевірки контролюючими органами Фонду відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства про суми витрат Фонду та до відповідних наслідків.

Отже, відновлення листка непрацездатності після його оплати в результаті втрати через недбалість посадових осіб чинним законодавством не передбачено, і відповідальність за недбалість, згідно чинного законодавства, несуть посадові особи підприємства.

Заступник директора                                                   Т. Нагорна

Лист Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності “Про втрату листа непрацездатності” від 02.06.2014 р № 5.2-32-1264

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>